PT Delegasi Teknologi Indonesia
MTH Square Ground Floor (GF) A4,
Jl. Letjen M.T. Haryono Kav. 10, Desa/Kelurahan Bidara Cina,
Kec. Jatinegara Jakarta Timur,
DKI Jakarta 13330
Indonesia
(021) 58905002
0812 2200 3011
hey@delegasi.co
Edukasi Bisnis
February 17, 2023
Yuliana Rian
Sebagai pebisnis yang cerdas, sudah seharusnya kamu memiliki data akurat terkait ketersediaan barang dagang. Mengetahui stok barang yang belum terjual maupun yang sudah menipis menjadi poin penting untuk memikirkan strategi yang harus segera diambil.
Istilah stock opname tentunya sudah sering didengar oleh pebisnis handal seperti kamu. Tapi, sebenarnya apa sih yang dimaksud dengan stock opname? Apa tujuan dan manfaat dari stock opname?
Nah untuk menjawab pertanyaan tadi, yuk simak penjelasan terkait stock opname di bawah ini!
Stock opname adalah proses penghitungan jumlah persediaan barang fisik yang siap dipasarkan. Stock opname dimulai dengan menghitung jumlah barang secara fisik, memeriksa kualitas barang, pencatatan, hingga penataan ulang agar memudahkan saat sewaktu-waktu dibutuhkan.
Stock opname dilakukan untuk memastikan barang-barang yang ada di tempat penyimpanan masih memiliki kualitas yang baik. Stock opname juga berfungsi untuk mencegah terjadinya selisih pada jumlah barang riil dan barang yang tercatat dalam sistem.
Dengan melakukan pencatatan dan penataan ulang, penanggung jawab gudang maupun yang berkaitan dapat mencari barang-barang yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat. Hal ini tentunya akan mendukung sistem kerja yang lebih efektif.
Tujuan stock opname adalah memastikan jumlah barang yang tercatat dalam pembukuan sesuai dengan barang yang nyata ada di dalam gudang maupun tempat penyimpanan. Sebagai pemilik bisnis, mengetahui stok riil tentunya menjadi hal penting.
Jangan sampai ada pelanggan meminta barang tertentu yang dalam catatan ada, tapi faktanya tidak ada. Bisa-bisa pelanggan malah jadi kecewa dan tidak jadi membeli.
Dengan adanya stock opname, kamu juga bisa mencegah terjadinya kerugian perusahaan yang diakibatkan kerusakan barang saat penyimpanan. Sebab selain menghitung, stock opname juga harus dibarengi dengan pemeriksaan apakah barang-barang tersebut tetap dalam kondisi baik.
Mengetahui stok riil barang juga membantu kamu menentukan Harga Pokok Produksi (HPP) sekaligus harga jual. Dari situ, kamu bisa menghitung keuntungan bisnismu.
Dengan data stock opname, kamu sebagai pemilik bisnis bisa mengawasi pergerakan barang. Misalnya barang mana yang merupakan stok lama dan harus segera dijual, atau barang baru yang bisa disimpan terlebih dahulu.
Stock opname yang up to date juga membantu mengidentifikasi stok barang yang hilang, rusak, atau berkurang. Data yang kamu peroleh dari stock opname juga dapat menjadi dasar evaluasi serta tolok ukur perkembangan bisnis kamu.
Setelah membaca apa itu stock opname dan manfaatnya, saatnya kamu mengetahui langkah-langkah stock opname. Langkah-langkah stock opname dapat dibagi menjadi beberapa tahap, yakni tahap awal, tahap persiapan, dan yang terakhir adalah tahap pelaksanaan.
Tahap awal stock opname dimulai jauh sebelum stock opname dilakukan. Biasanya tahap awal dilakukan satu minggu sebelum proses stock opname dilaksanakan. Rentang waktu ini dibutuhkan karena pekerjaan pada tahap awal membutuhkan waktu yang cukup panjang.
Pada tahap ini, pihak yang memegang andil adalah tim di bagian gudang. Tugas pelaksana gudang dimulai dengan melakukan aktivitas menata dan merapikan gudang agar nantinya proses penghitungan stok dapat berjalan dengan efektif.
Sembari merapikan, petugas gudang juga bertugas untuk memberikan label atau penanda dengan barcode pada setiap barang. Label atau penanda memuat keterangan tentang barang yang sudah dihitung maupun barang-barang yang tidak perlu untuk dihitung.
Kenapa ada barang yang tidak perlu dihitung? Ada beberapa alasan kenapa suatu barang tidak perlu dihitung. Antara lain karena barang tersebut sifatnya titipan dari pihak lain (konsinyasi) yang mana memang tidak boleh diakui sebagai stok gudang.
Selain itu, barang rusak yang tidak dapat diretur dan nilainya telah disepakati untuk dihapus juga tergolong pada barang yang tidak perlu dihitung. Adapun sebaiknya penyimpanan barang seperti itu dipisahkan dari barang lainnya.
Tahap kedua alias tahap persiapan biasa dilakukan satu hari sebelum penghitungan stok. Hal-hal yang perlu kamu lakukan pada langkah ini ialah:
Tahap terakhir dari cara melakukan stock opname adalah tahap stock opname. Tahap stock opname adalah hari stock opname dilakukan. Pada tahap ini, ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan, yaitu:
Idealnya stock opname dilakukan sekurang-kurangnya satu tahun sekali. Dengan demikian, kamu memiliki pengendalian secara internal terhadap stok barang yang kamu miliki. Untuk menentukan periode waktu, stock opname harus disesuaikan dengan kebutuhan.
Jadi, kira-kira kapan waktu yang tepat untuk melakukan stock opname pada bisnismu? Yuk simak penjelasannya!
Untuk bisnis yang bergerak pada jenis produk fast moving dengan cycle life yang rendah, ada baiknya kamu melakukan stock opname setiap hari. Misalnya bisnis kamu bergerak pada bidang F&B yang perputaran stok bahan baku berlangsung cepat baik karena terjual maupun expired.
Untuk bisnis skala menengah, stock opname bisa dilakukan secara periodik. Baik itu setiap 3 bulan maupun setiap 6 bulan. Tidak sedikit pula perusahaan yang melakukan stock opname hanya sekali dalam setahun, yakni menjelang akhir tahun.
Stock opname juga bisa dilakukan menjelang dan sesudah event. Misalnya bisnis kamu akan mengadakan event HARBOLNAS yang seringnya perubahan stok berlangsung sangat cepat.
Ingat, yang bisa menentukan kapan waktu untuk melakukan stock opname adalah kamu sebagai pebisnis yang cerdas. Tinggal cocokkan saja dengan kebutuhan bisnis kamu!
Berikut ini merupakan tiga tips melakukan stock opname yang bisa kamu lakukan.
Menentukan waktu untuk melakukan stock opname tentu harus disesuaikan dengan bidang usaha yang kamu jalani. Untuk bisnis skala kecil, stock opname dapat diselesaikan dalam waktu singkat, sehingga sangat memungkinkan untuk melakukan stock opname setiap hari.
Sedangkan untuk bisnis skala menengah atau lebih besar, penghitungan stok memerlukan waktu yang lebih panjang. Selain waktu, stock opname juga membutuhkan sumber daya yang lebih banyak sehingga akan sulit jika harus dilakukan setiap hari.
Namun demikian, entah bisnis skala kecil sampai skala besar perlu dilakukan stock opname secara rutin agar data barang dalam sistem dan data barang riil tetap terkontrol.
Untuk kamu yang berbisnis di bidang F&B pastinya kamu sudah terbiasa memisahkan stok baru dan stok lama. Biasakan untuk menggunakan stok lama terlebih dahulu supaya tidak rugi akibat bahan baku terlanjur expired.
Pastikan stok lama masih layak pakai dan konsumsi. Jangan sampai pelanggan kabur karena hidangan yang disajikan tidak memiliki kualitas yang baik.
Proses mencocokkan data sistem dengan data barang riil memang melelahkan dan membutuhkan waktu. Apalagi jika bisnis yang sedang kamu geluti sudah masuk skala menengah dan besar. Nah, nggak ada salahnya kamu melibatkan asisten keuangan virtual demi mengmbangkan bisnis kamu.
Tidak semua barang yang ada di penyimpanan harus masuk stock opname. Berikut ini adalah beberapa jenis barang yang membutuhkan stock opname.
Sebagaimana fungsi bahan baku yang akan menghasilkan sebuah produk, maka bahan baku membutuhkan stock opname. Jangan sampai bisnis kamu tersendat karena salah penghitungan bahan baku, ya!
Bahan setengah jadi alias barang dalam proses adalah bahan yang bukan bahan baku dan masih perlu pengolahan lebih lanjut. Barang setengah jadi tentu saja belum layak untuk dijual namun harus dicatat dalam stock opname.
Barang jadi ialah barang yang sudah siap untuk dijual dan secara otomatis wajib masuk dalam stock opname. Sebab sembari menunggu penjualan, tentu saja barang ini membutuhkan ruang penyimpanan dan tercatat.
Kategori barang terakhir yang membutuhkan stock opname adalah bahan pembantu. Sebab seringkali bahan pembantu akan dipesan dan disimpan dalam jumlah yang banyak untuk memastikan produksi suatu barang tetap berjalan lancar. Sifatnya yang melengkapi bahan baku membuat bahan bahan pembantu membutuhkan stock opname.
Kamu mau stock opname tapi masih bingung dengan template nya? Tenang saja, Delegasi sebagai Asisten Keuangan Virtual bisa meringankan beban kamu. Kamu bisa download template stock opname excel secara gratis dengan klik link di bawah ini
Delegasi sebagai asisten keuangan virtual menjadi jawaban untuk kamu yang masih bingung tentang cara membuat laporan keuangan dan analisis bisnis yang tepat. Kamu bisa mendapat laporan laba rugi, arus kas, dan neraca dengan cara mudah.
Cukup foto dan kirimkan nota belanja, mutasi rekening, serta stock opname melalui Telegram dan kamu bisa mendapat laporan keuangan akurat serta analisis bisnis yang tepat untuk mengembangkan bisnis.
Stock opname biasanya dilakukan oleh tim petugas audit dari perusahaan. Tim audit ini tidak tergabung dalam tim pencatat di lokasi penyimpanan. Hal ini bertujuan agar pencocokan data barang riil dan data sistem akurat
Untuk melakukan proses stock opname, kamu harus menyiapkan template stock opname excel yang praktis dan mudah dipahami. Data dari stock opname excel nantinya bisa langsung dibandingkan dengan data dari sistem.
Dari situ kamu bisa melihat perbandingan data sekaligus membantu menentukan apa langkah yang harus segera kamu ambil!
Tidak melakukan stock opname meningkatkan kemungkinan terjadinya kerugian akibat perbedaan antara data barang pada sistem dan data barang riil. Hal ini terjadi karena stock opname juga menjadi bagian dalam sistem pengawasan internal perusahaan.
Minimnya pengawasan meningkatkan kemungkinan barang hilang. Barang yang rusak atau cacat juga tidak bisa dikembalikan karena sudah melewati jangka waktu pengembalian.
Belum lagi tingkat kepuasan konsumen bisa menurun drastis jika barang yang kamu jual tidak memiliki kualitas yang baik. Duh, jangan sampai hal itu terjadi pada bisnis yang sedang kamu kembangkan!
Kwitansi adalah dokumen yang menyatakan rekaman transaksi jual-beli sementara invoice merupakan dokumen tagihan pembayaran yang dibuat oleh penjual untuk pembeli. Kwitansi diberikan ketika pembeli sudah melunasi pembayaran sedangkan invoice diberikan ketika pembeli belum melakukan pembayaran.
Nomor invoice adalah bagian yang penting. Nomor ini terdiri dari sekumpulan angka unik sesuai dengan ketentuan perusahaan penerbit sesuai dengan urutan transaksi. Nomor invoice sangat berguna ketika kamu ingin melakukan pelacakan pembelian atau penjualan.
Invoice diterbitkan oleh pihak yang menyediakan jasa atau barang. Dengan kata lain, invoice dibuat oleh penjual kemudian diserahkan kepada pembeli.
Invoice dibuat oleh penjual sebagai dokumen tagihan. Oleh karena itu, invoice dibuat sebelum pembeli melakukan pembayaran. Invoice juga harus dibuat sebelum pembeli mengirim barang atau menyediakan jasa yang dibeli.
